あなたは正しく使えていますか？間違いやすいビジネス文章表現

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スピーチの代筆や手紙の代行はひとまず別として、ビジネス文書／文章を書く上で気になるのは、その表現やマナーについてです。
ビジネス文書／文章には、ビジネス文書／文章ならではの表現の決まりがあるからです。ビジネス文書／文章のルールとは、いわば社会人同士の共通言語、正しく使いこなせて当然です。そこで今回は、スピーチ代筆や手紙代行のサービスを行う弊社「スピーチ代筆、手紙代行のエクシオ絆がビジネス文書／文章上で特に注意したいと考える、間違えやすいビジネス文書／文章の表現についてご紹介します。

スピーチ代筆や手紙代行のプロが教える、つい使ってしまいがちなビジネス文書／文章の間違い5

• ①よろしくお願い致します

  問題は「致します」の部分。漢字で書くか、それとも「いたします」とひらがなで書くか、と聞かれたららきっと迷われるのではないでしょうか。実は「致します」は動詞の用法のひとつで、本来は「そのことが原因となり、良くない結果を引き起こす」という意味。一方、ひらがなの「いたします」は「〜する」をへりくだって表現したり、丁寧言ったりする場合の用法です。つまり「よろしくお願いいたします」が正しい用法なのです。

• ②御社と貴社

  どちらも相手側の企業を敬って呼ぶ丁寧な表現ですが、通常、話し言葉では「御社」、書き言葉では「貴社」を使います。理由は、「貴社」には帰社、記者、喜捨などさまざまな同音異義語があるためです。

• ③お世話になっております

  ビジネス文書／文章の最初でよく使われる表現ですが、本来の意味を考えれば、面識のない人や取引のない相手に使うのは不自然です。初めてメールを送る相手には、そのまま「初めてメールを送らせていただきます」や「突然の連絡となり、失礼いたします」と書く方がマナーにも理にもかなっています。もちろん既に取引等がある相手には「お世話になっております」で全く問題ありません。

• ④拝見させていただきました

  一見するととても丁寧に見える表現ですが、「拝見する」は「見る」のへりくだった言い方、「いただく」も同じ謙譲表現に当たり、「二重敬語」と呼ばれる誤った敬語表現です。丁寧過ぎるため、人によってはかえってバカにされたように感じてしまう「二重敬語」は避け、このような場合は「拝見しました」とシンプルに書きましょう。

• ⑤お身体ご自愛ください

  ビジネス文書／文章以外にも、手紙やメールの最後でよく使うこの表現ですが、「ご自愛」そのものに「身体を大切にする」という意味が含まれるため、「お身体ご自愛ください」と書くと「身体」という言葉が重複してしまいます。「暑さ厳しき折、どうかご自愛ください」「ご無理をなさいませぬよう、ご自愛ください」などが正しい表現です。

スピーチ代筆や手紙代行のプロが教える、上司やお客様に失礼となるビジネス文書／文章の間違い5

• ①了解しました

  これは「了解」に「しました」を付けただけの丁寧表現で、尊敬語ではありません。部下や同僚に使うなら問題はありませんが、目上の人やお客様に使うのは失礼です。そうではなく「承知しました」「かしこまりました」としましょう。

• ②大変、参考になりました

  「参考」という言葉は実は、「自分の考えを決める上での足しにする」という意味で、上司やお客様に使っては失礼です。そうではなく、「大変、勉強になりました」とすると良いでしょう。

• ③取り急ぎ、○○まで

  ビジネス文書／文章の最後によく書く「取り急ぎ」は急な要件を失礼なく相手に伝えられる便利な表現ではありますが、そもそも「さまざまな儀礼や説明を省き要件だけ伝える」という意味の「省略」を意味しています。そのため、親しい先輩や同僚以外に使うのは失礼。目上の人や取引先に使う場合は「まずは〇○申し上げます」「○○のみにて、失礼いたします」とすれば良いでしょう。

• ④〜させて頂いております

  これは基本的に、自分の行為が相手に良い影響を与える時、相手の許可が必要な際にのみ使える表現です。相手の要望を前提として成り立つ表現なので、そうでない場面では失礼な印象になる恐れがあります。代わりに「〜しております」「〜いたします」を使いましょう。

• ⑤ご承知おきください

  「承知（する）」は謙譲語なので「ご」を付けると二重敬語になってしまいます。またこれは「知っておいてくださいね」という命令表現でもあり、目上の人には使えません。「お含みおきください」など、お願いする形の言葉を使うとよいでしょう。

スピーチ代筆や手紙代行を行う弊社が皆様からご依頼を受けてビジネス用にスピーチの代筆や手紙、文書／文章作成の代行を行わせていただく場合にはもちろん、上記以外にもさまざまにあるビジネス文書／文章表現のルールに則った正しいビジネス文書／文章を作成いたします。ビジネス用に至急のスピーチ代筆や手紙等の代行、重要なスピーチ代筆や手紙等の代行は、スピーチ代筆や手紙代行のプロフェッショナル、個人から法人の方までご利用頂ける「スピーチ代筆、手紙代行のエクシオ絆」にぜひお任せください。