絶対に必要なものではありませんが、文書を整理、また検索する上であらかじめ作成ルールを決め、文書の右上に小さく書き添えて置くと便利です。

こちらは必ず入れて下さい。注意したいのは、ここで書くべきは文書を相手に届ける日付であって、文書の作成日ではないという事。提出日や郵送をする場合はポストへの投函日、ファックスで送るならその送信日となります。また御祝いなどの日常的ではない儀礼の要素が強い文書では「○月吉日」として下さい。

他の要素より大きな文字で目立たせて下さい。注意したい点は役職の表記。例えば○○部長（○○は名前）であれば、「○○部長」とはせず、「部長 ○○様」と書くのが正式です。なお教員、医師、弁護士、政治家など、一般的に「先生」と呼称される人の場合は「○○先生」でOKです。※社内文書の場合には所属組織名（企業名等）は不要です。

特に社外文書の場合には、社内文書の場合の発信者の表記に必要な所属部署名、役職名、氏名に加え、所属組織名も表記するとよいでしょう。そして正式な書類の場合はさらに社判（角印）を押しましょう。発信者が担当者でもある場合はその連絡先も記載します。
※社内文書の場合には所属組織名（企業名等）、社判は不要です。

これがないと読む側は、この文書が何についてのものであるかよく解らないまま文書を読み進めることになってしまいます。「〜の件」「〜のご通知」「〜について」など、しっかりと書くようにして下さい。

本文は「前文（冒頭の挨拶）」、「主文（本題）」「末文（締めくくりの挨拶）」の3つで構成されています。「前文」に続く「主文」は『さて、』と書き出すとスムーズです。
※社内文書の場合、「前文」や「末文」は原則不要です。

データ的な情報は箇条書き等にしてきちんと整理し、まとめます。それらを本文の中に入れてしまうと埋もれてしまうため、別途項目を立てて読み手に伝えるのです。読みやすく書くため、箇条書きにする各内容の行頭は1〜5文字分程度スペースを空ける、先頭に「・」や「●」を付ける、㈰㈪㈫などと数字で羅列するなどの工夫をするとよいでしょう。

「本文」や「記」の内容とは別に、付け足して伝えたい事項を手紙の追伸のようにして書く部分です。あえて「副文」とすることで他の情報と混同させることなく、相手に注意喚起しつつ伝えることが出来ます。

所属組織名、所属部署名、役職名、氏名に加え、住所、電話番号、メールアドレスなどを表記します。文書の作成をした人と担当者が同じ場合は、連絡先（住所、電話番号、メールアドレス）は㈬発信者の部分に記載して下さい。

※社内文書の場合には所属組織名（企業名等）、住所は原則不要です。